RODO

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

W GMINNYM ZESPOLE EKONOMICZNO – ADMINISTRACYJNYM SZKÓŁ W HYŻNEM

(POLITYKA PRYWATNOŚCI)

DEFINICJE

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Administrator Danych Osobowych (ADO) – podmiot, który decyduje o środkach i celach przetwarzania danych osobowych.

Przetwarzanie – operacje na danych osobowych takie jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Dane osobowe – rozumie się przez to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”).

Osoba, której dane dotyczą – rozumie się przez to każdą osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora Danych Osobowych.

WPROWADZENIE

Zapewniając bezpieczeństwo i poufność powierzonych danych osobowych poprzez ochronę interesów oraz praw osób, których dane dotyczą, a także przyjmując postanowienia Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., w sprawie ochrony osób fizycznych

w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, a także Ustawy z dnia 10 maja 2018 r., o ochronie danych osobowych oraz wydane w ich oparciu przepisy szczególne innych Ustaw i aktów wykonawczych, wprowadza się niniejszą Politykę Przetwarzania Danych Osobowych w Gminnym Zespole Ekonomiczno – Administracyjnym Szkół w Hyżnem (dalej „GZEAS Hyżne”). Dokument ma w szczególności na celu spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane dotyczą tj. zagwarantowanie skutecznej realizacji praw i wolności podmiotów danych.

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Realizując zasady określone w RODO, a w szczególności zasady integralności i poufności oraz rozliczalności przetwarzania danych osobowych, GZEAS Hyżne wdrożył zabezpieczenia techniczne i organizacyjne gwarantujące ochronę praw osób, których dane dotyczą m.in. poprzez umożliwienie wykonywania czynności na danych tylko i wyłącznie osobom upoważnionym przez ADO, dobór podmiotów świadczących usługi na rzecz GZEAS Hyżne, które spełniają wymagania określone w RODO, zabezpieczenie infrastruktury informatycznej przed nieuprawnionym dostępem czy też monitorowanie i rejestrowanie czynności przetwarzania. GZEAS Hyżne kontroluje stosowane rozwiązania techniczne i organizacyjne i regularnie dostosowuje je do ewentualnych zagrożeń.

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem danych osobowych jest Gminny Zespół Ekonomiczno – Administracyjny Szkół w Hyżnem. Z Administratorem danych osobowych można się kontaktować:

listownie, na adres: Hyżne 103; 36 – 024 Hyżne
za pośrednictwem poczty e – mail, na adres: gzeas@hyzne.pl
telefonicznie pod numerem telefonu: 17 22 95 005.

INSPEKTOR OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Administrator danych osobowych powołał Inspektora ochrony danych w osobie Pana Kamila Kędzierskiego, z którym można się kontaktować:

telefonicznie: (+48) 733 040 110,
listownie, na adres: Hyżne 103; 36 – 024 Hyżne,
za pośrednictwem e – mail, na adres: iod@hyzne.pl.

PODSTAWY PRAWNE I CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

ZAMÓWIENIA PUBLICZNE

Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO tj. w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.

REKRUTACJA PRACOWNIKÓW

W przypadku złożenia/przesłania do GZEAS Hyżne CV lub listu motywacyjnego, dane osobowe będą przetwarzane w związku z prowadzoną rekrutacją oraz podjęciem przez ADO działań na żądanie osobowy, której dane dotyczą przed zawarciem umowy, a także w związku z obowiązkami prawnymi spoczywającymi na ADO, które wynikają z Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r., Kodeks pracy. W przypadku gdy dane osobowe umieszczone w CV będą wykraczały poza zakres określony w art. 22¹ Ustawy z dnia z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, ADO będzie je przetwarzał na podstawie udzielonej zgody, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. ADO będzie przetwarzał dane osobowe również na potrzeby przyszłych rekrutacji, jednakże tylko i wyłącznie w sytuacji gdy uzyska na takie działania pozwolenie w postaci odpowiedniej zgody w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a RODO, wyrażonej przez osobę, której dane dotyczą.

USŁUGODAWCY/ UMOWY CYWILNO – PRAWNE

Dane osobowe będą przetwarzane w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy oraz realizacji umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W przypadku realizacji umowy dane osobowe będą przetwarzane także w celu wypełnienia obowiązków prawnych spoczywających na GZEAS Hyżne, które są określone w obowiązujących przepisach prawa (np. wystawiania i przechowywania właściwych dokumentów księgowych zgodnie z właściwymi przepisami Ustawy z dnia 11 marca 2004 r., o podatku od towarów i usług oraz Ustawy z dnia 29 września 1994 r., o rachunkowości) zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny spoczywający na ADO. GZEAS Hyżne może również przetwarzać dane w celu ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami wynikłymi na tle realizacji umowy. W takim przypadku dane osobowe będą również przetwarzane w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dane osobowe będą przetwarzane w celu podjęcia działań na żądanie osobowy, której dane dotyczą przed zawarciem umowy oraz realizacji umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W przypadku realizacji umowy zlecenia dane osobowe będą przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego spoczywającego na GZEAS Hyżne na podstawie obowiązujących przepisów prawa – art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny spoczywający na ADO m.in. z art. 34 ust. 6 ustawy z 13 października 1998 r., o systemie ubezpieczeń społecznych, który stanowi, że jeśli do opłacania składek ZUS za ubezpieczonego zobowiązanych jest kilku płatników, składka na ubezpieczenie emerytalne i rentowe ma być naliczana przez każdego z nich, chyba że ubezpieczony przedstawi dokumenty z których wynika brak takiego obowiązku, oraz z art. 46 ust. 1 ww. ustawy, na mocy którego płatnik składek jest obowiązany według zasad wynikających z przepisów ww. ustawy obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy, a także z art. 11 ust. 3 ustawy z 13 października 1995 r., o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, mówiącym o tym, iż płatnicy zobowiązani są do wymagania od podatników podania identyfikatora podatkowego i podawania go organom skarbowym na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych (np. na drukach PIT-11).

WIZERUNEK

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu publikacji wizerunku na stronie internetowej, mediach społecznościowych, w materiałach reklamowych, ofertowych bądź w prasie, których administratorem jest GZEAS Hyżne, wówczas dane osobowe będą przetwarzane na podstawie udzielonej zgody tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

KORESPONDENCJA TRADYCYJNA ORAZ E – MAIL

Dane osobowe przetwarzane będą do celów związanych z prowadzoną korespondencją w zależności od jej zakresu tj. odpowiedzi na wniosek lub skargę, wówczas przetwarzanie danych osobowych będzie odbywało się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO tj. w związku z obowiązkiem prawnym spoczywającym na ADO.

PRAWO DO COFNIĘCIA ZGODY

Osoba, której dane dotyczą ma prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych udzielonej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem. Oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych wymaga jego złożenia w formie pisemnej na adres: Urząd Gminy Hyżne, 36-024 Hyżne 103, elektronicznej na adres poczty – mail: urzad@hyzne.pl lub osobiście w siedzibie Administratora danych osobowych.

KTO MOŻE BYĆ ODBIORCĄ DANYCH OSOBOWYCH

Przetwarzane przez ADO dane osobowe mogą być ujawniane tylko i wyłącznie upoważnionym osobom w ramach struktury organizacyjnej GZEAS Hyżne, podmiotom przetwarzającym dane osobowe na podstawie zawartych umów powierzenia lub innym administratorom danych przetwarzającym dane osobowe we własnym imieniu (w zależności od podstawy prawnej oraz celu przetwarzania danych osobowych), m.in. osobom lub podmiotom, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o właściwe przepisy Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, a także podmiotom świadczącym usługi księgowe, audytowe, ubezpieczeniowe, pomoc prawną, podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską, podmiotom świadczącym usługi teleinformatyczne (np. hosting), udostępniające narzędzia lub obsługujące systemy teleinformatyczne, podmioty prowadzące działalność płatniczą (np. banki lub operatorzy płatności internetowych), a także podmiotom uprawnionym, w przypadku gdy wykażą interes prawny lub faktyczny w otrzymaniu danych osobowych np. Sądy, Prokuratura, Komornicy sądowi czy Policja.

OKRES PRZETWARZANIA DANYCH

GZEAS Hyżne przetwarza dane osobowe przy uwzględnieniu podstawy prawnej oraz celu przetwarzania.

Jeżeli podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), ADO przetwarza dane osobowe do czasu jej wycofania lub osiągnięcia przez GZEAS Hyżne celu związanego z przetwarzaniem danych osobowych.
Jeżeli podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO tj. w celu realizacji umowy bądź podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy ADO przetwarza dane do czasu jej realizacji (chyba, że obowiązek dalszego przetwarzania wynika z obowiązujących przepisów prawa np. Ustawy z dnia 29 września 1994 r., o rachunkowości – księgi rachunkowe 5 lat).
Gdy przetwarzanie danych osobowych określają przepisy obowiązującego prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), wówczas ADO przetwarza dane osobowe przez okres wynikający z tych właściwych przepisów, lub przez okres określony przepisami obowiązującego prawa z uwzględnieniem przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów, tj. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r., o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Gdy podstawą przetwarzania danych osobowych będzie art. 6 ust. 1 lit. e RODO tj. w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej ADO dane osobowe przez okres wynikający z tych właściwych przepisów, lub przez okres określony przepisami obowiązującego prawa z uwzględnieniem przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów, tj. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r., o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Po realizacji ostatniego z celów, dla którego dane zostały pozyskane, dane osobowe są niezwłocznie usuwane lub archiwizowane przy uwzględnieniu właściwych przepisów RODO.

ZAKRES PRZYSŁUJĄCYCH PRAW

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez GZEAS Hyżne oraz w celu zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania, ADO informuje o prawach, które przysługują osobom których dane dotyczą:

Prawo dostępu do danych, w tym prawo do uzyskania kopii danych – ADO przekazuje osobie której dane dotyczą informacje o celach i podstawach prawnych przetwarzania, a także
o zakresie danych, które są przetwarzane. ADO przekazuje ponadto kopię danych osobie występującej z żądaniem przekazania kopii danych,
Prawo do sprostowania danych (poprawienia danych) – ADO na żądanie osoby, której dane dotyczą prostuje dane nieprawidłowe lub uzupełnia dane niekompletne.
Prawo do usunięcia danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”) – osoba, której dane dotyczą może żądać od ADO usunięcia danych, w sytuacji gdy jej zdaniem nie służą one realizacji żadnego celu przetwarzania.
Prawo do ograniczenia przetwarzania danych – ADO zaprzestaje przetwarzania danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania działań uzgodnionych z osobą, której dane dotyczą, w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub przetwarzane są niezgodnie z prawem, a także przypadkach gdy ADO nie potrzebuje zgromadzonych danych ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą do ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami bądź na czas wniesionego sprzeciwu względem przetwarzania,
Prawo do wniesienia sprzeciwu – osoba, której dane dotyczą może w każdym czasie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych, chyba że ADO wykaże istnienie ważnych – prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania,
Prawo do przenoszenia danych – osoba, której dane dotyczą ma prawo otrzymać od ADO dane jej dotyczące w formacie, który daje możliwość odczytania danych przez komputer. Osoba, której dane dotyczą ma prawo również do żądania przesłania tych danych (jeżeli możliwości techniczne na to pozwolą) innemu podmiotowi.

ADO nie jest zobowiązany do realizacji wszystkich ww. uprawnień, w każdym zakresie i w każdym przypadku. Konkretne uprawnienia przysługują bowiem w zależności od tego na jakiej podstawie prawnej oparte jest przetwarzanie i jaki jest jego cel.

ADO informuje również, o przysługującym prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego w przypadku gdy dane osobowe są przetwarzane w sposób niezgodny z obowiązującym prawem. Organem nadzorczym w kwestii ochrony danych osobowych jest Prezes Urząd Ochrony Danych Osobowych.

OBOWIĄZEK/DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH

Podanie ADO danych osobowych, które są następnie przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO tj. na podstawie zgody oraz art. 6 ust. 1 lit. e RODO, w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi jest dobrowolne. Gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, wówczas podanie danych jest wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Podanie danych objętych art. 6 ust. 1 lit. c RODO jest warunkiem ustawowym. Niepodanie danych osobowych w zależności od konkretnej przesłanki przetwarzania określonej powyżej, może skutkować brakiem możliwości realizacji przez ADO poszczególnych celów, dla których dane osobowe są pobierane.

REALIZACJA PRAW, OSÓB KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

ADO komunikuje się z osobą, której dane dotyczą w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem, a także prowadzi komunikację w sprawie przetwarzania. Informacji udziela się na piśmie lub w inny sposób, w tym w stosownych przypadkach – elektronicznie, jak również ustnie, o ile potwierdzi się tożsamość osoby, której dane dotyczą. Odpowiedzi udziela się bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby termin ten można przedłużyć o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. W terminie miesiąca od otrzymania żądania ADO poinformuję osobę, której dane dotyczą o takim przedłużeniu terminu. ADO w ramach powyższej komunikacji nie pobiera opłat, może jednak pobrać rozsądną opłatę, uwzględniając administracyjne koszty udzielenia informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań. Jeżeli żądania osoby, której dane dotyczą, są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, ADO może odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.

ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI/ PROFILOWANIE

Dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany jak również nie podlegają profilowaniu.

ZAŁĄCZNIKI:

Wyszukiwarka

Kalendarium

Imieniny